Palmilla Dunes: Transformación Digital

Palmilla Dunes: Transformación Digital
Evaluación Estratégica  para impulsar la experiencia de membresía y optimizar las operaciones del club.
Resumen de Sesión y Recomendaciones del Jueves 13 de Marzo 2025 
Presentado por:
Duplica
25+ Soluciones Entregadas en la Región de Los Cabos
2500+ Funcionalidades Construidas
50+ Proyectos Entregados
60+ Sesiones de Capacitación Ejecutadas
6 Personas Involucradas en la Empresa
Miles de horas ahorradas a nuestros clientes

Sobre Palmilla Dunes
Palmilla Dunes: club privado exclusivo en Los Cabos donde más de 100 miembros disfrutan experiencias premium gracias a un equipo dedicado que ha construido una marca de prestigio en solo cinco años.
A pesar de limitaciones tecnológicas, logran ofrecer servicios excepcionales que mantienen alta satisfacción y un crecimiento constante. Este éxito en la experiencia del cliente, combinado con una sólida visión de negocio, crea una base perfecta para una transformación digital que potenciará sus fortalezas existentes.
Contexto y Objetivo de la Sesión
En la sesión de diseño, analizamos los retos actuales del club en su control administrativo y la fragmentación de sus herramientas tecnológicas. Nuestra intención con este taller se basa en tres pilares fundamentales:
Dar Forma: Empezar a definir, refinar y estructurar las ideas de lo que se busca lograr.
Definir Limitaciones: Crear las restricciones que van a guiar la ejecución del proyecto.
Abrir Nuevas Posibilidades: Explorar soluciones tecnológicas que mejoren la operación y generen nuevas oportunidades.
Equipo de Trabajo Palmilla Dunes
Ylenia Escogido – Directora General
Arely Magaña – Contadora
Josue – Compras y Almacén
Omar – Gerente del Restaurante (Alimentos y Bebidas)
Jesús Leyva – Responsable de Sistemas
Nahum – Concierge y Coordinación de Cuentas por Cobrar
Panorama Tecnológico Actual
Odoo (CRM-ERP)
Implementación fallida por más de un año. No resolvió el control de membresías ni facturación. Configuración compleja y poco intuitiva. Falta de capacitación y soporte adecuado.
Infocaja (Restaurante)
Funciona bien para el restaurante pero no está diseñado para un club. No permite vincular consumos a clientes o membresías. No genera estados de cuenta ni gestiona descuentos automáticamente.
ClickBalance  (Facturación y Contabilidad)
No se usa el módulo de inventarios, órdenes de compra ni pagos a proveedores. Facturación lenta y manual (42 facturas individuales en un solo día). Generación de pólizas de egreso manualmente.
Microsoft Excel 
Uso excesivo como puente entre sistemas, creando una carga de trabajo manual excesiva y aumentando el riesgo de errores humanos en datos críticos.
Los procesos manuales intentan conectar estos sistemas desvinculados. El seguimiento en papel sigue siendo crítico para muchas operaciones.
Desafíos Principales
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1
Información Fragmentada
Datos de miembros aislados en diferentes sistemas.
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Reservas Manuales
Proceso ineficiente sin automatización.
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Facturación Ineficiente
Procesos lentos con potencial de error.
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Fallas en Gestión de Inventario
Control manual sin visibilidad en tiempo real.
5
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Reportes Limitados
Falta de análisis para toma de decisiones.
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Experiencia Inconsistente del Miembro
Dificultad para mantener niveles de servicio personalizados.
Impacto en el Negocio
20% Crecimiento No Realizado
Potencial de crecimiento de membresías desaprovechado.
$32K Oportunidad Mensual
Ingresos mensuales adicionales posibles. (Al menos dos membresías adicionales por mes).
Confusa Experiencia del Miembro
Calidad de servicio inconsistente por enfoque administrativo en lugar de atención personalizada.
Horas  Desperdiciadas en Trabajos Repetitivos
Estimado de horas mensuales dedicadas a procesos manuales que podrían automatizarse.
Escalabilidad Limitada
Limitaciones para crecimiento futuro y expansión de servicios.
Más Allá de la Tecnología
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Estrategia
El club necesita una estrategia clara de transformación digital que priorice iniciativas basadas en el impacto empresarial. Su enfoque actual ha sido reactivo y fragmentado, llevando a implementaciones fallidas como Odoo. Una hoja de ruta estratégica secuenciaría las mejoras para maximizar el ROI y minimizar la interrupción operativa.
2
Tecnología
El actual panorama tecnológico fragmentado está causando ineficiencias operativas. Palmilla Dunes lucha con sistemas desconectados (Odoo, Infocaja, ClickBalance, Excel) que impiden un flujo de datos fluido y crean soluciones manuales provisionales. Una estrategia tecnológica cohesiva abordaría sus desafíos principales en la gestión de miembros, reservaciones y operaciones financieras.
3
Identidades
Los miembros del club tienen expectativas específicas basadas en su identidad como parte de una comunidad exclusiva. Actualmente, Palmilla Dunes no puede personalizar adecuadamente la experiencia según estas identidades debido a datos fragmentados. Una base de datos unificada permitiría reconocer y responder a las identidades y preferencias de los miembro
4
Gestión
La gestión diaria de las operaciones del club se ve obstaculizada por la falta de herramientas adecuadas. Los gerentes departamentales invierten tiempo excesivo en tareas administrativas en lugar de supervisar la calidad del servicio y desarrollar a sus equipos. Una mejor infraestructura tecnológica liberaría tiempo de gestión para actividades de mayor valor.
Objetivos Preliminares
1
Base de Datos Centralizada
Crear un repositorio unificado de información de miembros con catálogos de membresías, clientes, propiedades y servicios.
Catálogos de membresías, clientes, propiedades y servicios.
Registro de preferencias (alergias, historial de consumo, descuentos).
Identificación clara de miembros con acceso permitido y beneficios.
2
Optimización de Facturación y Cobros
Automatizar la facturación, integrar pagos con tarjetas e implementar gestión de créditos.
Facturación automatizada y consolidada.
Integración de pagos con tarjetas de crédito.
Gestión de clientes con crédito vs. pago inmediato.
3
Gestión de Inventarios y Compras
Implementar registro y seguimiento de compras, reportes de existencias y análisis de tiempos de entrega.
Registro y seguimiento de compras y pedidos.
Reportes de existencias y consumo promedio.
Tiempos de entrega y costos detallados.
4
Experiencia Mejorada del Cliente
Automatizar confirmaciones y descuentos, mejorar el control de accesos y crear perfiles completos.
Confirmaciones y recordatorios automatizados de reservaciones.
Control de accesos y número de invitados por membresía.
Descuentos aplicados automáticamente según tipo de membresía.
5
Optimización de Operaciones Internas
Digitalizar órdenes de trabajo, priorización de tareas y control de insumos por área.
Registro y seguimiento de órdenes de trabajo de mantenimiento.
Priorización de problemas en el equipo de TI.
Control y asignación de insumos en cada área del club.
Nuestra Recomendación
Proyecto 1: Adquirir una Nueva Capacidad
Escoger y definir tecnología a implementar
Fase de Implementación con talleres de capacitación
Mantener la solución activa
Proyecto 2: Mejorar la Experiencia del Cliente
Definir oportunidades de interacciones
Automatizar interacciones
Gestionar eficientemente la comunidad
Proyecto 3: Incrementar Ingresos
Implementar herramientas que permitan generar mayores ingresos
Optimizar venta de membresías
Crear nuevos servicios de valor
Posibles Módulos Requeridos
Membresías y Perfiles de Socios
Gestión de diferentes tipos de membresías
Perfiles con preferencias e historial
Control de accesos y límites de invitados
Descuentos automáticos por tipo de membresía
Facturación y Cobros
Estados de cuenta automáticos
Facturación consolidada
Gestión de pagos y cuentas por cobrar
Registro seguro de medios de pago
Servicios y Reservaciones
Gestión de reservas de instalaciones
Notificaciones y recordatorios
Historial de servicios por miembro
Inventarios y Compras
Control de órdenes de compra
Seguimiento de inventarios
Análisis de consumo y tiempos de entrega
Restaurante y Punto de Venta
Registro de consumos 
Propinas y cargos adicionales
Control de facturación del restaurante 
Manejo de inventarios en el restaurante 
Administración y Operaciones
Órdenes de trabajo
Gestión de problemas de TI dentro del club 
Reportes de Rendimiento
Control de Proveedores
Control de Accesos
Cuentas por Pagar
Gestión de Facturas
Experiencia del Miembro
Gestión de Membresía
Control de Accesos
Ofertas y Actividades
Cronograma Fundamental de Nuestros Proyectos
1
 Descubrimiento
Fase completada con evaluación inicial.
2
Diseño y Definición
Planificación detallada de la solución.
Entregables: Matriz de Requerimientos, ORCITs, TCO
3
Desarrollo
Creación e integración de sistemas.
4
Implementación
Despliegue y configuración.
5
Adopción
Capacitación y transición.
6
Resultados
Medición de impacto y optimización.
Metodología probada con más de 25 implementaciones exitosas en la región de Los Cabos, garantizando resultados medibles en cada fase.
Próximos Pasos 
Taller de Diseño Extendido
Definir requisitos detallados por módulo
Diseñar arquitectura de solución completa
Crear Plan de Implementación por fases
Requerimos: 2 días, 5 horas cada día con todo el equipo
Costo aplicado hacia el proyecto
Definición de Alcance por Partes
Definir requisitos detallados por módulo
Diseñar arquitectura de solución completa
Crear Plan de Implementación por fases
Requerimos: 3 semanas, 20 horas en total con diferentes miembros del equipo
Costo aplicado hacia el proyecto
Periodo de Reflexión Recomendado
Realizar una reunión interna para analizar lo aprendido y alinear expectativas.
Evaluar las herramientas actuales desde la perspectiva de capacidades requeridas.
Identificar módulos prioritarios para implementación a corto plazo:
Gestión de membresías y clientes
Órdenes de trabajo para mantenimiento
Automatización administrativa
Consultar a proveedores actuales sobre funcionalidades disponibles no utilizadas.
Elaborar informe con hallazgos que incluya evaluación de herramientas, prioridades y presupuesto.
Compartir conclusiones con Duplica para definir próximos pasos.
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